片付かない事務所を変える整理整頓アイデア！定位置とルールの作り方

「どこに置いたっけ？」が1日3回起きるだけで、
年間のムダ時間は想像以上です。

事務所の整理整頓は、
根性ではなく仕組みで決まります。

この記事では、デスク周り・
書類・備品・デジタルまで、
すぐ真似できて続けやすい整理整頓アイデアを厳選。

定位置、ラベリング、流れ作りのコツを押さえて、
探す時間とストレスをまとめて減らしましょう。

事務所 整理整頓 アイデアを始める前に決める7つの基本

事務所の整理整頓は「片付け作業」より先に「迷わないルール」を決めると一気に楽になります。まずは捨てる基準、置く場所、運用担当を決めて、誰が使っても同じ行動になる状態を作りましょう。ここを固めると、デスクも書類もデジタルも連鎖的に整います。

片付く基準を言語化する（見える化のゴール設定）

最初に「片付いた状態」を言葉にして共有します。人によって理想が違うと、整頓してもすぐ崩れます。おすすめは、見える面の基準を決める方法です。たとえば「デスク上はPCとメモとペンだけ」「通路に箱を置かない」など、写真で例を作ると伝わりやすくなります。

• ゴール例
• デスク上の物は3点以内
• 書類棚はラベルが正面から読める
• 共有スペースは閉店時にゼロリセット
• 共有のコツ
• 片付いた状態の写真を1枚決めて掲示する
• NG例も1枚置くと理解が早い

捨てる・残すの判断軸を作る（保管期限とリスク）

捨てられない最大の原因は「判断が面倒」なことです。判断軸を決めれば速度が上がります。書類は種類で分け、保存の必要性が高いものだけを残す発想にします。社内規程や取引先要件がある場合は、それを最優先にし、迷うものは保留箱へ入れて期限付きで再判断します。

• 判断軸の例
• 法務・契約・会計など重要：所定の保管ルールへ
• 参照頻度が低いが必要：電子化またはアーカイブ棚へ
• 期限切れ・重複・古い版：廃棄候補へ
• 個人情報を含む廃棄は、シュレッダーや溶解処理など社内ルールを先に決めましょう
• 不要品の処分は、市区町村の公式サイトで粗大ごみの出し方・回収日・手数料を確認すると手戻りが減ります

物の住所を決める（定位置管理で迷いゼロ）

片付く事務所は、物に住所があります。住所がない物が増えると、机の上や床が「仮置き場」になります。まず、よく使う物ほど取り出しやすい場所に固定し、ラベルで誰でも戻せるようにします。定位置が決まると、探す時間が減り、リバウンドもしにくくなります。

• 定位置の作り方
• 収納場所に名前を付ける（例：A棚-2段目-右）
• ラベルは「用途」で書く（例：請求書、郵送物、備品）
• 置ける量を決める（入る分だけ持つ）

動線と使用頻度で配置する（取り出しやすさ最優先）

収納は美しさより動線です。毎日使う物が奥にあると、戻すのが面倒になって散らかります。使用頻度で置き場所を3段階に分けると迷いません。レイアウト変更が難しい場合でも、棚の中の配置やワゴン位置だけで改善できます。

頻度	置き場所の目安	例
毎日	手を伸ばして届く範囲	スタンプ、付箋、定規、充電ケーブル
週1	立てば届く範囲	封筒、梱包用品、予備文具
月1以下	離れた棚・上段・倉庫	まとめ買い備品、過去資料

共有物と個人物の境界線を引く（責任の所在を明確に）

共有スペースが荒れる原因は、責任が曖昧なことです。「誰の物か分からない」が増えると、捨てられずに山になります。個人物は個人の引き出しへ、共有物は共有棚へ。さらに「共有物は所定の数量まで」「期限が過ぎた私物は連絡後に整理」といった運用ルールを決めると、揉めにくくなります。

• 境界線の例
• 共有棚に置けるのは業務に必要な物だけ
• 私物は名前シール必須
• 不明物は「迷子箱」に入れ、期日を決めて処理

5Sで回す（整理・整頓・清掃・清潔・しつけ）

一度片付けても、運用がなければ戻ります。そこで役立つのが5Sの考え方です。整理は減らす、整頓は戻せる、清掃は気づける、清潔は標準化、しつけは習慣化。完璧を狙うより、週次で小さく回す方が続きます。数字で見える化すると、チームでも動きやすくなります。

• 5Sを回すコツ
• 毎週、同じ曜日に10分だけやる
• ルールはA4一枚に収める
• 問題は「場所」と「仕組み」で解決する（人のせいにしない）

最初の30分で効果を出すミニプロジェクト

忙しい事務所ほど「最初の成功体験」が重要です。30分で終わる範囲を決め、効果を見える形にします。おすすめは、最もストレスが大きい場所から着手すること。デスクの上、共有郵便コーナー、プリンター周りのどれか1つに絞りましょう。

• 30分メニュー例
• いらない紙を捨てる（机上と周辺だけ）
• 机上の物に住所を付ける（ラベル3枚だけでもOK）
• ケーブルを束ねて床を空ける
• 終了条件を決める：写真でビフォーアフターを残すと継続しやすいです

デスク周りが一気に片付くアイデア（見える面から整える）

デスク周りは毎日目に入るので、整うとストレスが大きく減ります。逆にここが散らかると、仕事の切り替えも遅くなります。まずは「見える面」をシンプルにして、戻す動作を短くするのがコツです。

デスク上は「1軍だけ」ルールで維持する

デスク上に置くのは、今日使う1軍だけにします。2軍は引き出し、3軍は棚へ。書類は積むほど処理が遅くなるので、机上のトレーは2段までなど上限を決めます。迷ったら、机上の物をすべて一度箱に入れて、必要な物だけ戻す方法が早いです。

• 机上の定番セット例
• PC、メモ、ペン、マウス
• 進行中書類は「処理中トレー」1つだけ
• ルール化のポイント
• 終業時に机上を撮影し、基準写真と照合する
• 机上に置ける面積をテープで区切ると守りやすい

ケーブル・充電・電源タップを束ねて事故も防ぐ

ケーブルは散らかりやすいだけでなく、引っかけ事故や断線の原因になります。机の裏側や足元に「ケーブルの通り道」を作り、余った長さをまとめます。電源タップは床に直置きせず、机裏に固定すると掃除もしやすくなります。

• すぐできる改善
• 結束バンドや面ファスナーで余長をまとめる
• 充電ケーブルは用途別に色分けする
• コンセント周りにラベルを貼る（誰の何か分かる）
• 具体例
• サンワサプライなどの配線トレーやケーブルボックスは、公式サイトで内寸・耐荷重・固定方法を確認して選ぶと失敗しにくいです

引き出しは仕切り＋ラベリングで探す時間を消す

引き出しがごちゃつくと、探す時間が積み上がります。仕切りで区画を作り、よく使う物は手前、予備は奥へ。さらに「入れる物を固定」すると、散らかりにくくなります。収納ケースを買う前に、引き出しの内寸を測るのが最重要です。

• 仕切りの基本
• 1区画1カテゴリ（ペン、付箋、印鑑など）
• 予備は別区画にまとめる
• 具体例
• 無印良品のポリプロピレン小物収納や、ニトリの整理トレーは種類が多いので、公式サイトで寸法を確認し、引き出し内寸に合わせて組み合わせると無駄が出ません
• ラベル作成はキングジムのテプラなどで統一すると見た目と視認性が揃います（テープ幅や対応機種は公式情報で確認）

書類・備品・共有スペースの整理整頓アイデア（流れを作る）

書類と備品は「増える前提」で仕組みを作ると勝ちです。ポイントは、置き場を増やす前に流れを作ること。入口で受け取り、処理し、保管か廃棄へ流す導線ができると、山積みが止まります。

書類は「入口→処理→出口」で詰まらせない

書類が溜まるのは、入口で止まっているからです。郵便、回覧、請求書など、入口を1か所に集約し、処理の期限を決めます。出口は「保管」「対応中」「廃棄」の3つに分けると迷いません。処理中が増える場合は、業務フローそのものの見直しサインです。

• 入口の整え方
• 郵便受け・配布トレーを一か所に集約
• 担当者別トレーを作る（名前ラベル）
• 出口の例
• 保管：ファイルへ
• 対応中：期限ラベル付きトレーへ
• 廃棄：シュレッダー箱へ

ファイルと収納を統一して検索性を上げる

バラバラのファイルは見つけにくく、棚も崩れます。サイズと種類を絞って統一し、ラベル位置も揃えるだけで検索性が上がります。A4中心なら、ファイルボックスもA4に統一するのが基本です。ラベルは「会社名」「案件名」「年月」など探し方に合わせて決めます。

• 統一のチェックポイント
• ファイルの背幅を揃える（棚が崩れにくい）
• ラベルのルールを固定する（左上に統一など）
• 具体例
• コクヨのファイルボックスやリングファイルは規格が揃えやすいので、公式サイトでサイズや背幅、対応用紙を確認してから導入すると、棚全体が整います

備品はミニマム在庫＋定量補充で管理コストを下げる

備品は多すぎると散らかり、少なすぎると仕事が止まります。そこで、定量（上限）と発注点（下限）を決める定量補充が効きます。収納は「1カテゴリ1箱」を基本にし、箱の正面に数量ルールを書いておくと誰でも補充できます。

• 例：発注点の作り方
• クリップ：下限10個で発注、上限50個
• コピー用紙：下限1箱で発注、上限3箱
• 見える化アイデア
• 透明ケースにして残量を見えるようにする
• 棚にテープで区画を作り、上限を物理的に固定する

デジタルも同時に整えるアイデア（探す時間をゼロへ）

紙だけ片付けても、データが散らかっていると探す時間は減りません。デジタル整理は、フォルダ設計と命名ルールを揃えるほど効果が出ます。個人の好みで分かれると崩れるので、最初にテンプレを作って共有するのが近道です。

フォルダ設計をテンプレ化して全員で揃える

フォルダは「部署・案件・年月」のように軸を固定すると探しやすくなります。最上位を揃え、例外を減らすのがコツです。新しい案件が増えても同じ構造で作れるよう、テンプレフォルダを用意して配布すると、運用が楽になります。

• テンプレ例
• 01_総務
• 02_経理
• 03_営業
• 90_アーカイブ
• 案件フォルダの例
• 2026_顧客名_案件名
• 2026_社内_プロジェクト名

ファイル名ルールと版管理でミスを減らす

ファイル名が曖昧だと、最新版が分からずミスが起きます。日付、内容、版を入れるだけで改善します。さらに、編集用と提出用を分けると混乱が減ります。ルールは短く、誰でも守れる形にします。

要素	入れる例	意図
日付	20260125	並べ替えで時系列になる
内容	見積書、議事録	探しやすい
版	v01、v02	上書き事故を防ぐ

• 例：20260125_見積書_顧客名_v02.xlsx
• 版管理のコツ
• 完了版は「提出」フォルダへ移動
• 作業中は「作業」フォルダで統一

紙のデジタル化はルール先行で回す（スキャン運用）

スキャンは機械を買う前に、運用を決めると失敗しません。誰が、いつ、どの形式で、どこに保存するかを決めます。紙は入口で止めないのが理想なので、郵便や領収書などは受け取り後すぐに処理ルートへ乗せます。個人情報が含まれる場合は、アクセス権のルールも必須です。

• 運用で決める項目
• スキャン担当と頻度（毎日15分など）
• 保存先フォルダと命名ルール
• 原本の扱い（保管、廃棄、保管期間）
• 具体例
• スキャナーや複合機の導入は、メーカー公式サイトで対応サイズ、解像度、ADF枚数、連携機能を確認し、運用に合うかで選ぶと後悔が減ります

片付いた状態を維持する仕組み（習慣化・チェック・購入ルール）

整理整頓は、イベントではなく運用です。維持できる仕組みがあると、忙しくても散らかりません。週次のリセット、チェックリスト、購入ルールの3点を揃えると、自然に整う状態が作れます。

週次10分リセットで散らかりを未然に防ぐ

毎日完璧を狙うと続きません。週に1回、10分でリセットする方が強いです。おすすめは、金曜の終業前や月曜の始業前など、タイミングを固定すること。やることは少数に絞り、終わったら写真で記録すると改善点が見えます。

• 10分リセットの定番
• 机上を基準状態に戻す
• 書類トレーをゼロに近づける
• 共有スペースの忘れ物を迷子箱へ入れる

新人でも回せるチェックリストと担当分け

属人化すると崩れます。新人でも回せるように、チェックリストを短く作ります。さらに担当分けを明確にし、共有物は責任者を置きます。ポイントは、担当者が不在でも回るように、代替ルールを決めることです。

• 担当分けの例
• 郵便コーナー：当番制（週替わり）
• 備品棚：総務担当（補充は誰でも、発注は担当）
• 会議室：利用者が原状回復（チェック項目を掲示）
• チェックリスト例（3項目だけでもOK）
• 机上に不要物がない
• 共有棚に不明物がない
• トレーの処理期限が守られている

収納用品は公式情報で寸法確認してムダ買いを防ぐ

収納用品で失敗する最大要因は、寸法の見落としです。買う前に「置きたい場所の内寸」「入れたい物の最大寸法」「取り出し動作」を決めます。収納用品は見た目より規格を揃えると増やしやすいです。購入先はどこでも良いですが、必ず公式情報で寸法と耐荷重を確認しましょう。

• 買う前のチェック
• 棚の内寸（幅・奥行・高さ）を測る
• 収納ケースの外寸と内寸を確認する
• 耐荷重や積み重ね可否を確認する
• 具体例
• IKEA、無印良品、ニトリなどはシリーズ展開が多いので、公式サイトで寸法・材質・耐荷重・組み合わせ例を見てから揃えると統一感が出ます
• ラベル用品（テープ幅、対応機種）はキングジムなどの公式情報を見て、社内で規格を揃えると運用が楽になります

まとめ

事務所の整理整頓は、片付けの勢いよりも「判断基準・定位置・運用ルール」で決まります。まずは机上の見える面を整え、書類は入口→処理→出口の流れを作り、備品は定量補充で増えすぎを防ぎましょう。デジタルもフォルダと命名を揃えると探す時間が大きく減ります。最後に、週次10分リセットとチェックリストで維持を仕組み化してください。今日の30分から始めるだけで、職場のストレスは確実に下がります。